Software per la gestione dei documenti immobiliari

Katalogisierung und Archivierung aller Dokumente im Zusammenhang mit der „Gebäudeakte“, einschließlich Betriebsanleitungen, Wartungsunterlagen, Betriebsverfahren, Zertifizierungen, Konformitätserklärungen, technische Datenblätter und Kalibrierungszertifikate.

Vorrangiges Ziel ist es, eine gemeinsame Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Zugang zu diesen Dokumenten und deren Organisation erleichtert, um eine effiziente Verwaltung und eine schnelle Konsultation im Bedarfsfall zu gewährleisten.

Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern ermöglicht auch eine gründliche Planung, Bewertung und Analyse des Immobilien-Assets und bietet somit eine solide Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Infocad ermöglicht die Erstellung individueller Dokumentenakten, die entweder durch betriebsinterne Vorschriften oder durch gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben sind.

Die Software prüft für jedes Element des Immobilien-Assets die im System vorhandenen Dokumente und hebt die fehlenden sowie den Status der vorhandenen Dokumente (abgelaufen oder fällig) hervor.

Diese Akten können für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, z.B. um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, den Verkauf einer Immobilie vorzubereiten oder die Einhaltung der Anforderungen eines Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen.

Infocad überwacht Dokumente mit zeitlich begrenzter Gültigkeit, wie z.B. Zertifikate. Mit der Software können Sie festlegen, wer für die Verlängerung zuständig ist und den entsprechenden Prozess verwalten.

Die Software prüft laufend die Dokumente, deren Gültigkeit bald abläuft, und leitet automatisch den Verlängerungsvorgang ein, mit Benachrichtigungen auf der Benutzeroberfläche der Anwendung und per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter.

Der Verlängerungsvorgang wird im Voraus geplant, wobei die typische Dauer des Verlängerungsprozesses für die jeweilige Dokumentenart zugrunde gelegt wird.

Infocad ermöglicht die Erstellung von Profilen für betriebliche Benutzer entsprechend ihren Aufgaben und Fähigkeiten.

Dies ermöglicht es, bestimmte Rollen zuzuweisen und die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Funktionen der Software zu definieren. So können Sie z.B. Beauftragte für die Erneuerung von Dokumenten, Systemadministratoren, Benutzer mit Nur-Lese-Zugriff usw. benennen.

Jedes Benutzerprofil kann an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst werden, um eine effektive Verwaltung und Kontrolle der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Immobiliendokumentation zu gewährleisten.